thema Form- & Federntechnologie

Eindrucksvoll papierleer

Der Federnspezialist thema Form- & Federntechnologie kommt der Vision vom papierlosen Büro bereits sehr nahe. Dank integriertem Dokumenten-Management hat das Unternehmen den Bestand an Papierordnern auf weniger als eine Handvoll reduziert. Jährlich spart der Mittelständler über 100.000 € an Kosten ein.

Ausgangssituation

Markus Ostermann, Geschäftsführer und IT-Verantwortlicher bei der Finnentroper thema Form- & Federntechnologie, ist kein Freund von Kompromissen. Als sich vor Jahren abzeichnete, dass die Geschäfte mit der Automobilbranche einerseits hohe administrative Kosten verursachten, daraus andererseits aber nur vergleichsweise geringe Umsätze resultierten, richtete sich das Unternehmen neu aus. Neben vielen mittelständischen Maschinenbaubetrieben bilden heute namhafte Industrieunternehmen wie Heidelberger Druckmaschinen oder der Landmaschinenspezialist Claas die inzwischen mehr als 600 Betriebe umfassende Kundenbasis des Federnspezialisten.

Anforderungen und Rahmenbedingungen

Auch wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu optimieren, ist Markus Ostermann konsequent. Bereits vor langer Zeit hat er die Papierberge auf den Schreibtischen seiner Angestellten als Hauptverursacher ineffizienter betrieblicher Abläufe und letztendlich unnützer Kosten identifiziert und gehandelt. Der Paradigmenwechsel weg vom Papier hin zum elektronischen Dokument begann vor einigen Jahren mit der Entscheidung für ein elektronisches Archiv. „Unser Ziel war es, auf diese Weise die Arbeitseffizienz zu steigern und damit Zeit und Kosten zu sparen. Außerdem wollten wir Arbeitsabläufe auch transparenter und somit übersichtlicher und kontrollierbarer gestalten“, erläutert Dipl.-Ing. Ostermann seinen damaligen Anforderungskatalog.

Die Lösung

Begonnen hat das Zeitalter der elektronischen Dokumentenverwaltung für thema Form- & Federntechnologie mit dem Aufbau eines Zeichnungsarchivs für die jährlich 3.500 bis 4.000 produzierten unterschiedlichen Federartikel. In einer mehrtägigen Aktion wurde das vorhandene papierbasierte Zeichnungsarchiv inhouse eingescannt und verschlagwortet. Heute enthält der Dokumenten-Pool rund 35.000 Zeichnungen und ist für die Produktion von zentraler Bedeutung. Elf der insgesamt 30 Archivarbeitsplätze liegen in der Fertigung. „Da sich die Zeichnungen gelegentlich ändern, stellen wir dank elektronischem Archiv sicher, dass die Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand sind“, so Ostermann. Positiver Nebeneffekt: Die Mitarbeiter sparen sich den Weg in den Archivraum und die Suche nach der richtigen Zeichnung. Weitere Vorteile sind, dass papierbasierte Originalzeichnungen nicht mehr beschädigt oder falsch abgelegt werden können und sich die Zeichnungen direkt mit den dazugehörigen Anfragen, Angeboten und Bestellungen am Bildschirm darstellen lassen. Sukzessive wurden in den vergangenen Jahren unterschiedliche Bereiche an den Dokumenten-Pool angebunden und die verschiedensten Dokumentenarten elektronisch archiviert. Heute sind beispielsweise die den angelieferten Rohmaterialien beiliegenden Prüfzeugnisse auf Knopfdruck verfügbar. Sie ermöglichen es der Qualitätssicherung des Federnspezialisten auf Anhieb, eine klare Zuordnung zwischen den gefertigten Produkten und den Chargennummern der angelieferten Drähte herzustellen. Ebenso wie die Wareneingangsdokumente wird mittels des Hochleistungsscanners Panasonic KV S2055 die tägliche Eingangspost eingescannt. Anschließend werden die digitalen Dokumente via Workflow an den entsprechenden Sachbearbeiter geschickt.

Die Vorteile

„Heute wissen die eingebundenen Mitarbeiter auf Anhieb, wo sich ein Dokument befindet und Eingangsrechnungen beispielsweise können deutlich schneller bearbeitet werden. Skontofristen lassen sich somit nutzen.“, hebt Ostermann hervor. Eingehende Anfragen, ob per E-Mail oder Papier, werden ebenfalls digital an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet und bearbeitet. Auch das im Unternehmen eingesetzte ERP-System Bäurer b2industry ist an den zentralen Dokumenten-Pool angebunden; die dort erzeugten Belege werden vollautomatisch verschlagwortet und archiviert. Mit nur einem Mausklick erhalten Mitarbeiter alle zu einem Kunden gehörige Unterlagen, etwa Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Briefwechsel und Rechnungen, am Monitor angezeigt. Mittlerweile befinden sich weit mehr als eine Million Dokumente im zentralen Archiv. Mehrere Ausbaupläne, die auch letzte „Papierschlupflöcher“ schließen und das Unternehmen endgültig zur „papierfreien Zone“ machen sollen, stehen auf der To-do-Liste. Das erste ist bereits vollendet, der vorhandene Tobit-Faxserver eingebunden und im Live-Betrieb. Als Nächstes ist der Zugang zum DocuWare-Archiv für die als Vertriebspartner des Federnspezialisten fungierenden freien Handelsvertreter geplant.

Fazit

Für Markus Ostermann stand von Anfang an außer Frage, dass sich die kontinuierlichen Investitionen in den Ausbau des elektronischen Archivs schnell amortisieren würden. „Es ist offensichtlich, dass wir bei der Arbeit mit Papierdokumenten mindestens zwei zusätzliche Mitarbeiter bräuchten. Allein hierdurch entstehen Kosteneinsparungen von 100.000 Euro pro Jahr. Gleichzeitig versetzt uns der Dokumenten-Pool in die Lage, durch schnelle und kompetente Reaktion auf Anfragen sowohl unserer Kunden als auch unserer Vertriebspartner, unseren Service zu verbessern. Ein Faktor, der die Kundenbindung steigert und in Zeiten harten Wettbewerbs fast unbezahlbar ist.“