Mehr Transparenz durch digitale Archivierung

Durch den Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit DocuWare schaffen Sie Transparenz in Ihrem Unternehmen. Dokumente jeglicher Art und Herkunft, in Papierform und digital, werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt. Dokumente, die im Grafikformat vorliegen, z.B. Fremdbelege, werden mit einem Barcode versehen und können dann im DocuWare-Archiv abgelegt werden.

Diese Art der Archivierung ermöglicht einen einfachen und schnellen Zugriff zu jedem beliebigen Zeitpunkt: Sowohl innerhalb des Unternehmens, als auch per Webclient über den Browser von jedem frei wählbaren Standort aus.

Selbstverständlich erfüllt das DMS mit DocuWare auch sämtliche Merkmale der revisionssicheren Archivierung, wie beispielsweise die verfälschungssichere und langzeitige Aufbewahrung. Auch der Zugriff auf einzelne oder alle Dokumente wird durch eine entsprechende Rechtevergabe gesteuert.

Prozessoptimierung durch Workflowgestaltung

Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse, wie beispielsweise die Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen oder das Prüfen von Eingangsrechnungen, laufen häufig noch mühsam und langwierig in Papierform ab. Zukünftig können solche Prozesse digital bearbeitet und durch Workflow-Vorgaben im Dokumentenmanagement abgebildet werden.

Dadurch werden Informationen nicht nur gezielt verteilt und stehen schneller zur Verfügung, sondern es entsteht auch ein deutlicher Effizienzgewinn.

Ebenso können Genehmigungsprozesse in Ihrem Unternehmen papierlos abgebildet werden. Innerhalb dieses Genehmigungsworkflows erfolgen die Freigaben und das Ablehnen natürlich digital.

Die zentrale Frage beim Workflow Management lautet: 
"Welcher Anwender macht wann was mit einem Dokument, zu welchem Zweck und welche Informationen/Dokumente benötigt er dafür?"

Wir unterstützen Sie gerne dabei, ein passgenaues DMS-System in Ihrem Unternehmen umzusetzen!